GENERAL CONDITIONS OF USE AND PERSONAL DATA OF THE VINCI TRAVEL SECURITY APPLICATION
Version 1.1 - 08/03/2023
As the legal notices may be modified at any time without notice, users should consult them regularly.
Article 1 – Purpose of the document
This document sets out all the terms and conditions for accessing and using the VINCI TRAVEL SECURITY app as well as the services and all information contained therein. To access and use the VINCI TRAVEL SECURITY app, users must fully accept the principles described in this document.
The VINCI TRAVEL SECURITY app aims, among other things, to disseminate the country risk assessment, to disseminate information on countries to employees, to receive security alerts on the situation, to report a geographical position, to record an air journey and to only store documents on the app.
Article 2 – Definitions
The “VINCI TRAVEL SECURITY” platform is accessible from the VINCI TRAVEL SECURITY app on mobiles.
OVH has the status of host.
"User" means:
- VINCI Group employees in the performance of their duties;
- the sponsored persons to whom access has been granted by a VINCI Group employee;
- persons to whom access has been granted for service reasons (website and app administrators, participants in a project, etc.),
who have downloaded the VINCI TRAVEL SECURITY app.
Article 3 – Accessibility
Users receive the information enabling them to access the service by email and SMS. The status of user may be suspended under Article 5.2 relating to suspension of an account.
Article 4 - Personal data
In the context of the Platform, personal data is collected and processed by VINCI SA, your attachment division and your company in their capacity as data controller.
4.1. Purpose, basis for processing the collected data and retention period
Your data may be collected for the purposes, legal bases and retention periods described below.
Purpose of the processing: Managing your account on the app
Legal basis of the processing: Legitimate interest in proposing an app focusing on security and country information
Personal data processed: Surname, first name, e‑mail, attachment entity
Retention period: Your personal data is retained for the time during which your account is active.
Purpose of the processing: Dissemination of country alerts
Legal basis of the processing: Legal obligation to keep employees informed and ensure their safety
Personal data processed: E‑mail address
Retention period: Duration of subscription to alerts.
Purpose of the processing: Mission statement
Legal basis of the processing: Legal obligation to keep employees informed and ensure their safety
Personal data processed: Surname, first name, dates of travel, place of accommodation
Retention period: 2 years from the end of the assignment
Purpose of the processing: Check in
Legal basis of the processing: Legal obligation to keep employees informed and ensure their safety
Personal data processed: Last name, first name, telephone contact details, e‑mail address, geolocation
Retention period: 3 months
Purpose of the processing: Safety check
Legal basis of the processing: Legal obligation to keep employees informed and ensure their safety
Personal data processed: Last name, first name, telephone contact details, e‑mail address, geolocation
Retention period: 3 months
4.2. Data recipients
The data collected is intended for the exclusive use of persons authorised by VINCI in performing their duties. It is for internal use only and may not be divulged, transferred or disclosed to third parties. Only data related to the registration of trips are transferred to the subcontractor GARDAWORLD.
It is also accessible, within the strict framework of its tasks, to the subcontractor responsible for hosting and maintaining the platform.
4.3. Security and confidentiality of your data
VINCI undertakes to work to ensure the security and confidentiality of the data processed on the VINCI TRAVEL SECURITY app according to accepted good practice. Measures are taken to ensure that the service providers involved participate in this security.
Users set their own password. It is strongly recommended to use an enriched set of characters (lower case, upper case, numbers and special characters), to use at least ten characters and to change passwords regularly.
Users are responsible for all information giving secure access to the VINCI TRAVEL SECURITY app. Under no circumstances should this data be divulged to third parties. Users undertake to inform the VINCI TRAVEL SECURITY app administrator immediately of any unauthorized use of their password or account.
Each VINCI TRAVEL SECURITY app user is aware that he/she is also a key security factor and is called upon to protect the access rights entrusted to him/her and to report any incident that may affect the security of the VINCI TRAVEL SECURITY app and the data hosted therein.
4.4. Your rights / Contact
In accordance with the applicable regulations, you have a right of access, rectification, opposition, portability and deletion concerning your personal data. You have the right to define guidelines on what happens to your personal data after your death. You may also object to the processing of your data or request the limits thereof and/or file a complaint with the CNIL (French Data Protection Authority).
You may exercise your rights and question us about the processing of your personal data by contacting VINCI by e‑mail at the following address: contact.dpo@vinci.com or by post at the following address: DPO VINCI, 1973 Boulevard de la Défense, CS 10268, 92757 Nanterre Cedex - France.
If, after contacting us, you believe that your rights under the French Data Protection and Privacy Act are not being protected, you may file a complaint with the CNIL.
Article 5 - Moderation
5.1. Moderation
The VINCI TRAVEL SECURITY app is subject to moderation after the event and users accept this principle.
Such moderation may take place at any time, without time limit. In the event of a breach of any of the provisions of these general terms and conditions of use, or more generally in the event of a breach of the laws and regulations in force, VINCI reserves the right to advise any relevant authority and to bring any legal action without prejudice to any damages.
5.2. Account suspension
Ultimately, in the event of repeated non-compliance with the instructions contained in this document, the user may have his/her rights of access to the VINCI TRAVEL SECURITY app revoked on a one-off basis (temporary suspension) or permanently (permanent suspension).
Article 6 – Intellectual property and copyright
6.1. Intellectual property of content uploaded by users
6.1.1. When a user draws attention on the VINCI TRAVEL SECURITY app, by a short quote, to a contribution from a third party (a press article, white paper, etc.), no authorisation is required. However, the user must take care to mention the origin/source (publisher) and the name of the author of the content.
6.1.2. When a user posts on the VINCI TRAVEL SECURITY app a full reproduction of a contribution from a third party (press article, white paper, etc.), this requires the consent of the author or editor or the agreement of the CFC (French centre for exploitation of copyright) which holds the reproduction rights of the major newspaper publishers.
The user is solely responsible for his/her use of the VINCI TRAVEL SECURITY app, the content he/she publishes on the VINCI TRAVEL SECURITY app and any resulting consequences. Under no circumstances may VINCI be considered liable for content created by the user.
In general, any contributing user guarantees that he/she holds intellectual property rights to the content that he/she posts on the VINCI TRAVEL SECURITY app, or that he/she has obtained all necessary permissions from authors, if any, so that VINCI is never troubled concerning this content.
6.1.3. When a user posts on the VINCI TRAVEL SECURITY app any content which he/she has created (commentary, summary note, etc.), he/she transfers his/her rights to exploit said content.
“Exploitation rights” means:
- the right to reproduce and represent in any format all or part of the content,
- the right to translate it into all languages,
- the right to add to or remove from it and to modify it.
The user transfers these rights to VINCI for the legal duration of the copyright worldwide and for any use.
The user acknowledges this transfer of his/her exploitation rights by reading this document and creating his/her user profile on the VINCI TRAVEL SECURITY app.
6.2. VINCI intellectual property
The VINCI Group holds, reserves and retains all property rights, particularly intellectual property rights, including the reproduction rights on the site and the information contained therein.
Consequently, in particular, any partial or total reproduction of this site and the information contained therein is strictly prohibited without written authorisation from VINCI.
The brands, patents, logos and any other distinctive signs contained on this site are the property of the VINCI Group or are authorised for use. No right or licence may be granted for any of these items without written authorisation from the VINCI Group or the third party that holds the rights.
Article 7 - Hypertext links
The VINCI TRAVEL SECURITY app may include links to other websites or other Internet sources. In so far as VINCI cannot control these sites and external sources, it cannot be held responsible for the availability of these external sites and sources, and it thus accepts no responsibility for the content, advertising, products, services or any other material available on or from these external sites or sources.
These links are offered to VINCI TRAVEL SECURITY app users as a service.
The decision to activate the links lies exclusively with the user.
Article 8 – Liability
VINCI TRAVEL SECURITY app users acknowledge that they have read these terms and conditions of use of the site and they undertake to comply with them.
VINCI may not be held liable for any direct or indirect loss that may result from access to or use of the VINCI TRAVEL SECURITY app and/or such information, including inaccessibility, data loss, damage, destruction or viruses that could affect the user’s IT equipment and/or the presence of viruses.
Although VINCI strives to provide reliable content, it does not guarantee that its content is free from inaccuracies or omissions and it cannot be held liable for errors or omissions or a lack of availability of information and services.
VINCI reserves the right to make improvements and/or modifications to the site's content at any time without notice. The user therefore acknowledges that he/she has sole responsibility for using its information.
The user undertakes:
- to be honest and truthful in his/her declarations.
- not to breach intellectual property laws.
- to comply with current laws and regulations.
VINCI may not be held liable for errors or omissions in information distributed by users or technical problems encountered on sites to which links are established, or for any interpretation of the information published on these sites as well as the consequences of its use.
Similarly, users are solely responsible for any changes that they make to their profile. VINCI may not be held liable for errors or omissions in information that users have modified or the consequences of their modifications
Article 9 – Contact details
If you have any questions regarding the terms and conditions of use of the platform, kindly contact VINCI by email at the following address: travelsecurity@vinci.com or by post at VINCI, 1973 Boulevard de la Défense, CS 10268, 92757 Nanterre Cedex.
Publication representative: Alain BELLEFACE, Security Director.
Article 10 – Applicable law and place of jurisdiction
The VINCI TRAVEL SECURITY app is governed by French law. Users with access to the VINCI TRAVEL SECURITY app must ensure compliance with applicable local laws.
In the event of any dispute relating to these terms and conditions of use and to the VINCI TRAVEL SECURITY app, users must first seek to reach an amicable solution. To this end, the party who believes that a dispute has arisen will notify the other party by registered letter with acknowledgement of receipt, setting out the terms of the dispute.
A meeting must be held within fifteen (15) days as from sending this letter and if the parties have failed to reach an amicable solution within thirty (30) days resulting in a non-conciliation report, each party may initiate any judicial proceedings.
CONDITIONS GENERALES D'UTILISATION ET DONNEES A CARACTERE PERSONNEL DE L’APPLICATION VINCI TRAVEL SECURITY
Version 1.1 - 08/03/2023
Les mentions légales pouvant être modifiées à tout moment et sans préavis il convient de les consulter régulièrement.
Article 1 – Objet du document
Ce document prévoit l’ensemble des conditions d’accès et d’utilisation de l’application VINCI TRAVEL SECURITY, ainsi que des services et de toutes les informations qu’il contient. L’accès à et l’utilisation de l’application VINCI TRAVEL SECURITY par tout utilisateur nécessitent l’acceptation pleine et entière des principes décrits dans ce document.
L’application VINCI TRAVEL SECURITY a pour finalités – entre autres – de diffuser l’évaluation du risque pays, de diffuser de l’information sur les pays aux collaborateurs, de recevoir des alertes sur la situation sécuritaires, de signaler une position géographique, d’enregistrer un déplacement aérien et de stocker sur dans l’application uniquement des documents.
Article 2 – Définitions
La plateforme « VINCI TRAVEL SECURITY» est accessible depuis l’application « VINCI TRAVEL SECURITY » sur mobile.
OVH a le statut d’hébergeur.
L’utilisateur désigne :
- les collaborateurs du groupe VINCI dans l’accomplissement de leurs missions ;
- les personnes sponsorisées auxquelles un accès a été délivré par un collaborateur du groupe VINCI ;
- les personnes auxquelles un accès a été délivré pour des raisons de services (administrateurs du site web et de l’application, participation à un projet, etc.),
ayant téléchargé l’application VINCI TRAVEL SECURITY.
Article 3 – Accessibilité
Les utilisateurs reçoivent par courrier électronique et par SMS les éléments leur permettant d’accéder au service. La qualité d’utilisateur peut être suspendue dans le cadre de l’application de l’article 5.2 relatif à la suspension du compte.
Article 4 - Données à caractère personnel
Dans le cadre de la Plateforme, les données personnelles sont collectées et traitées par la VINCI SA, votre pôle de rattachement et votre entreprise en leur qualité de responsable de traitement.
4.1 Finalité, fondement du traitement des données collectées et durée de conservation
Vos données peuvent être collectées pour les finalités, les bases légales et les durées de conservation décrites ci-dessous.
Finalité du traitement : Gestion de votre compte sur l’application
Base Juridique du Traitement : Intérêt légitime à proposer une application portant sur la sûreté et l’information pays
Donnés personnelles traitées : Nom, prénom, courriel, entité de rattachement
Durée de conservation : Vos données personnelles sont conservées le temps durant lequel votre compte est actif.
Finalité du traitement : Diffusion d’alertes pays
Base Juridique du Traitement : Obligation légale d’informer et d’assurer la sécurité des collaborateurs
Donnés personnelles traitées : Courriel
Durée de conservation : Durée de l’abonnement aux alertes.
Finalité du traitement : Déclaration de mission
Base Juridique du Traitement : Obligation légale d’informer et d’assurer la sécurité des collaborateurs
Donnés personnelles traitées : Nom, prénom, dates de voyage, lieu d’hébergement
Durée de conservation : 2 ans à compter de la fin de la mission
Finalité du traitement : Check in
Base Juridique du Traitement : Obligation légale d’informer et d’assurer la sécurité des collaborateurs
Donnés personnelles traitées : Nom, prénom, coordonnées téléphonique, courriel, géolocalisation
Durée de conservation : 3 mois
Finalité du traitement : Safety Check
Base Juridique du Traitement : Obligation légale d’informer et d’assurer la sécurité des collaborateurs
Donnés personnelles traitées : Nom, prénom, coordonnées téléphonique, courriel, géolocalisation
Durée de conservation : 3 mois
4.2 Destinataires des données
Les données collectées sont destinées à l’usage exclusif des personnes habilitées de VINCI pour l'exercice de leurs missions. Elles sont à usage purement interne et ne font l’objet d’aucune communication, cession ou divulgation à des tiers. Seules les données liées à l'enregistrement des voyages sont transférées au sous-traitant GARDAWORLD.
Elles sont également accessibles, dans le strict cadre de ses missions, au sous‑traitant en charge de l’hébergement et de la maintenance de la plateforme.
4.3 Sécurité et confidentialité de vos données
VINCI s’engage à œuvrer pour assurer la sécurisation et la confidentialité des données traitées sur l’application VINCI TRAVEL SECURITY, dans l’état de l’art. Des mesures sont prises pour que les prestataires associés soient acteurs de cette sécurisation.
L’utilisateur créé son propre mot de passe. Il est fortement recommandé d’utiliser un jeu enrichi de caractères (minuscules, majuscules, chiffres, signes spéciaux), d’utiliser dix caractères au moins, de changer régulièrement de mot de passe.
L’utilisateur est responsable de tous les éléments permettant l’accès sécurisé à l’application VINCI TRAVEL SECURITY. En aucun cas ces données ne devront être communiquées à des tiers. L’utilisateur s’engage à informer immédiatement l’administrateur de l’application VINCI TRAVEL SECURITY de toute utilisation non autorisée de son mot de passe ou de son compte.
Chaque utilisateur de l’application VINCI TRAVEL SECURITY est conscient qu’il est également un élément capital de la sécurité et est appelé à veiller à la protection des droits d’accès qui lui ont été confiés et de signaler tout incident pouvant affecter la sécurité de l’application VINCI TRAVEL SECURITY et des données qui y sont hébergées.
4.4 Vos droits / Contact
Conformément à la réglementation applicable, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de portabilité et de suppression de vos données personnelles. Vous avez le droit de définir des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès. Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données ou en demander la limitation et/ou introduire une réclamation auprès de la CNIL.
Vous pouvez exercer vos droits et nous interroger sur le traitement de vos données personnelles en vous adressant à VINCI par e-mail à l’adresse électronique suivante : contact.dpo@vinci.com ou par courrier à l’adresse suivante : DPO VINCI, 1973 Boulevard de la Défense, CS 10268, 92757 Nanterre Cedex - France.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la CNIL.
Article 5 - Modération
5.1 Modération
L’application VINCI TRAVEL SECURITY fait l'objet d'une modération a posteriori et les utilisateurs en acceptent le principe.
Cette modération peut intervenir à tout moment, sans limite de temps. En cas de manquement à l’une des dispositions des présentes conditions générales d’utilisation ou plus généralement en cas de violation des lois et règlements en vigueur, VINCI se réserve le droit d’avertir toute autorité concernée, d’engager toute action judiciaire sans préjudice de tous dommages et intérêts.
5.2 Suspension de compte
En dernière limite, en cas de non-respect répété des recommandations contenues dans le présent document, l’utilisateur pourra se voir retirer ses droits d’accès à l’application VINCI TRAVEL SECURITY, ponctuellement (suspension temporaire) ou définitivement (suspension définitive).
Article 6 – Propriété intellectuelle et Droit d’auteur
6.1 Propriété intellectuelle des contenus déposés par les utilisateurs
6.1.1 Lorsqu’un utilisateur signale sur l’application VINCI TRAVEL SECURITY, par une citation courte, la contribution d’un tiers (un article de presse, un livre blanc, etc.), aucune autorisation n’est nécessaire. Cependant, l’utilisateur veille à mentionner la provenance/la source (éditeur) et le nom de l’auteur du contenu.
6.1.2 Lorsqu’un utilisateur poste sur l’application VINCI TRAVEL SECURITY une reproduction intégrale de la contribution d’un tiers (article de presse, livre blanc, etc.), il faut le consentement de l’auteur ou de l’éditeur ou un accord du CFC (Centre Français de la copie qui détient les droits de reproduction des grands éditeurs de presse).
L’utilisateur est seul responsable de son utilisation de l’application VINCI TRAVEL SECURITY, des contenus qu’il publie sur l’application VINCI TRAVEL SECURITY, et de toute conséquence qui en découlerait. En aucun cas VINCI ne sera considéré comme responsable du contenu créé par l’utilisateur.
De manière générale tout utilisateur contributeur garantit qu’il est titulaire des droits de propriété intellectuelle sur le contenu qu’il poste sur l’application VINCI TRAVEL SECURITY ou qu’il a obtenu toutes les autorisations nécessaires auprès des auteurs le cas échéant de façon que VINCI ne soit jamais inquiétée quant à ce contenu.
6.1.3 Lorsqu’un utilisateur poste sur l’application VINCI TRAVEL SECURITY un contenu qu’il a lui-même conçu (commentaire, note de synthèse …), il cède ses droits d’exploitation dudit contenu.
Par « droits d’exploitation » , il est entendu :
- le droit de reproduire et représenter sous tous formats tout ou partie du contenu,
- le droit de le traduire en toutes langues,
- le droit d’y ajouter ou d’y retrancher et de le modifier.
Ces droits sont cédés par l’utilisateur à VINCI pour la durée légale des droits d’auteur, pour le monde entier et sont cédés pour toute utilisation.
L’utilisateur reconnaît cette cession de ses droits d’exploitation en prenant connaissance du présent document et renseignant son profil d’utilisateur sur l’application VINCI TRAVEL SECURITY.
6.2 Propriété intellectuelle de VINCI
Le groupe VINCI détient, se réserve et conserve tous les droits de propriété, notamment intellectuelle, y compris les droits de reproduction sur le site et les éléments qu’il contient.
En conséquence et notamment toute reproduction partielle ou totale du présent site et des éléments qu’il contient est strictement interdite sans autorisation écrite de VINCI.
Les marques, brevets, logos et tous autres signes distinctifs contenus sur ce site sont la propriété du groupe VINCI ou font l'objet d'une autorisation d'utilisation. Aucun droit ou licence ne saurait être attribués sur l'un quelconque de ces éléments sans l'autorisation écrite du groupe VINCI ou du tiers détenteur des droits.
Article 7 - Liens hypertextes
L’application VINCI TRAVEL SECURITY peut inclure des liens vers d'autres sites ou d'autres sources Internet. Dans la mesure où VINCI ne peut contrôler ces sites et ces sources externes, VINCI ne peut être tenue pour responsable de la mise à disposition de ces sites et sources externes, et décline ainsi toute responsabilité quant aux contenus, publicités, produits, services ou tout autre matériel disponible sur ou à partir de ces sites ou sources externes.
Ces liens sont proposés aux utilisateurs de l’application VINCI TRAVEL SECURITY en tant que service.
La décision d’activer les liens appartient exclusivement à l’utilisateur.
Article 8 – Responsabilité
L’utilisateur de l’application VINCI TRAVEL SECURITY reconnaît avoir pris connaissance des présentes conditions d’utilisation du site et s’engage à les respecter.
VINCI ne saurait être tenue pour responsable des dommages directs ou indirects qui pourraient résulter de l’accès ou de l’utilisation de l’application VINCI TRAVEL SECURITY et/ou de ces informations, y compris l’inaccessibilité, les pertes de données, détériorations, destructions ou virus qui pourraient affecter l’équipement informatique de l’utilisateur et/ou de la présence de virus.
Bien que VINCI s’efforce de fournir un contenu fiable, VINCI ne garantit pas que son contenu soit exempt d’inexactitudes ou d’omissions et ne saurait être tenu pour responsable des erreurs ou omissions, d’une absence de disponibilité des informations et des services.
VINCI se réserve à tout moment et sans préavis le droit d’apporter des améliorations et/ou des modifications au contenu de son site. En conséquence, l’utilisateur reconnaît se servir de ses informations sous sa responsabilité exclusive.
L’utilisateur s’engage à:
- être honnête et sincère dans ses déclarations.
- ne pas enfreindre les lois sur la propriété intellectuelle.
- respecter les lois et règlements en vigueur.
VINCI ne saurait être tenue responsable des erreurs ou des omissions dans les informations diffusées par les utilisateurs ou des problèmes techniques rencontrés sur les sites vers lesquels sont établis des liens, ou de toute interprétation des informations publiées sur ces sites ainsi que des conséquences de leur utilisation.
De même, l’utilisateur est seul responsable des modifications qu’il effectue sur son profil. VINCI ne saurait être tenue responsable des erreurs ou des omissions dans les informations que l’utilisateur aura modifiées ou des conséquences de ses modifications
Article 9 Coordonnées de contact
Pour toute question relative aux conditions d’utilisation de la plateforme il convient de contacter VINCI par courriel à l’adresse suivante : travelsecurity@vinci.com ou par courrier à l’adresse VINCI, 1973 Boulevard de la Défense, CS 10268, 92757 Nanterre Cedex - France.
Représentant de publication : Alain BELLEFACE, Directeur de la sûreté.
Article 10 Loi applicable et juridiction compétente
L’application VINCI TRAVEL SECURITY est régie par le droit français. Les utilisateurs ayant accès à l’application VINCI TRAVEL SECURITY doivent s’assurer du respect des lois localement applicables.
Tout litige relatif aux présentes et à l’application VINCI TRAVEL SECURITY doit d’abord chercher à être résolu par voie amiable. A cet effet la partie qui estimera qu’un litige est né en avisera l’autre par courrier recommandé avec demande d’avis de réception en exposant les termes du différend.
Une rencontre devra intervenir dans les quinze (15) jours à compter de l’envoi de ce courrier et à défaut d’avoir abouti à une solution amiable dans les trente (30) jours résultant d’un Procès-verbal de non conciliation chacune des parties pourra engager toute procédure judiciaire.